Apakah anda pernah menerima email selamat datang otomatis setelah mendaftar untuk newsletter atau akun di suatu situs web? Atau mungkin mendapatkan email ulang tahun dari perusahaan yang berlangganan? Itu adalah contoh dari apa yang disebut email autoresponder, alat otomatisasi yang memberikan manfaat besar dalam dunia pemasaran digital.
Jika berencana untuk memanfaatkan strategi email marketing untuk bisnis, maka penting untuk memahami peran penting yang dimainkan oleh alat yang disebut autoresponder. Autoresponder atau email autoresponder adalah sebuah alat yang akan membantu dalam meningkatkan efektivitas strategi pemasaran yang dijalankan.
Saat ini, layanan autoresponder telah menjadi komponen integral dalam banyak bisnis di seluruh dunia, termasuk bisnis-bisnis terkenal. Namun, sebelum kita membahas lebih dalam tentang cara memulai email autoresponder, mari kita definisikan terlebih dahulu apa itu email autoresponder.
Apa Itu Email Responder?
Email autoresponder adalah sebuah alat otomatisasi yang mengirim email secara otomatis kepada penerima. Email ini dikirimkan ketika syarat atau kondisi tertentu yang telah ditentukan terpenuhi. Sebagai contoh, dapat mengatur untuk mengirimkan email kepada pengguna yang baru berlangganan newsletter atau yang baru mendaftarkan akun di situs.
Autoresponder sangat bermanfaat untuk mendorong prospek atau pelanggan untuk melanjutkan perjalanan mereka melalui saluran pemasaran. Lebih dari itu, email yang dikirim melalui autoresponder juga dapat meningkatkan keterlibatan (engagement) dengan pelanggan dan meningkatkan penjualan (upsell).
Email ini dapat digunakan untuk mengirim pengingat janji temu kepada pelanggan, sehingga membantu mengurangi pembatalan dan meningkatkan efisiensi jadwal. Dapat menggunakan untuk mengirim survei atau meminta umpan balik dari pelanggan. Ini membantu memahami kebutuhan dan preferensi mereka.
Beberapa contoh ini meliputi pengiriman ucapan selamat ulang tahun kepada pelanggan, pengingat untuk menyelesaikan pembelian yang tertunda di keranjang belanja, menghubungi pelanggan yang sudah lama tidak berinteraksi dengan bisnis, dan banyak lagi.
Manfaat Penggunaan Email Autoresponder
Penggunaan email autoresponder dalam strategi pemasaran dan komunikasi bisnis memiliki berbagai manfaat yang signifikan:
1. Otomatisasi Komunikasi
Memungkinkan mengotomatisasi sebagian besar komunikasi dengan pelanggan dan prospek, menghemat waktu dan upaya yang biasanya diperlukan untuk mengirim email secara manual. Dengan menggunakan autoresponder untuk mengirim pesan yang relevan dan tepat waktu, dapat meningkatkan keterlibatan pelanggan.
2. Personalisasi Pesan
Memungkinkan untuk personalisasi pesan sesuai dengan karakteristik dan perilaku pelanggan, pelanggan merasa lebih terhubung dengan pesan yang terasa personal bagi mereka. Dengan mengirim pesan yang sesuai dengan tahapan perjalanan pelanggan, dapat merangsang penjualan. Misalnya, dengan mengirim email penawaran khusus kepada pelanggan yang telah meninggalkan barang di keranjang belanja.
3. Mengedukasi Pelanggan
Autoresponder dapat digunakan untuk mengedukasi pelanggan tentang produk atau layanan. Ini membantu mereka memahami manfaat yang ditawarkan dan meningkatkan kesadaran mereka. Dengan mengirim email pengingat, ulang tahun, atau penawaran loyalitas kepada pelanggan yang sudah ada, dapat meningkatkan retensi pelanggan. Pelanggan yang merasa dihargai cenderung tetap setia.
4. Analisis Kinerja
Melacak dan menganalisis kinerja setiap kampanye, dapat mengukur metrik seperti open rate, click-through rate, dan konversi untuk memahami sejauh mana kampanye berhasil. Dengan otomatisasi, dapat mengirim pesan kepada ribuan pelanggan dalam hitungan detik. Ini meningkatkan efisiensi komunikasi dan memungkinkan mencapai audiens yang lebih besar.
5. Penghematan Biaya
Menggunakan email autoresponder dapat menghemat biaya pengiriman dibandingkan dengan metode tradisional seperti surat pos. Ini juga mengurangi biaya yang biasanya terkait dengan upah pekerja yang harus mengirim email manual. Dengan segmentasi yang tepat, dapat menargetkan pesan kepada kelompok audiens yang memiliki karakteristik atau perilaku serupa.
Cara Memulai Dengan Email Autoresponder
Memulai dengan email autoresponder adalah langkah penting dalam membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan dan mengotomatisasi komunikasi pemasaran.
Langkah pertama adalah tentukan tujuan dan strategi. Pertimbangkan apa yang ingin dicapai seperti meningkatkan penjualan, meningkatkan keterlibatan pelanggan, atau mengedukasi prospek. Buat rencana strategi yang jelas sebelum melangkah lebih jauh.
Pilih platform atau layanan email yang sesuai dengan kebutuhan. Beberapa pilihan populer termasuk Mailchimp, ConvertKit, AWeber, dan banyak lagi. Pastikan platform yang dipilih memiliki fitur-fitur yang dibutuhkan seperti otomatisasi pemicu, segmentasi audiens, dan pelaporan yang kuat. Berikutnya adalah segmentasi audiens, mengelompokkan pelanggan atau prospek ke dalam kategori berdasarkan preferensi, perilaku, atau karakteristik tertentu.
Baca Juga: 6 Manfaat dan Tips Menerapkan Email Lead Magnet, Ampuh!
Sebelum meluncurkan autoresponder secara resmi, uji pesan dan pemicu-pemicu yang telah diatur. Lakukan uji A/B untuk pesan-pesan jika diperlukan untuk meningkatkan kinerjanya. Setelah semuanya siap, aktifkan. Periksa metrik-metrik seperti open rate, click-through rate, dan konversi. Jika ada masalah atau peluang perbaikan, segera lakukan perubahan yang diperlukan.
Email autoresponder bukanlah proyek selesai, perlu terus memperbarui dan meningkatkannya seiring berjalannya waktu. Tambahkan pesan baru, ubah pemicu, dan sesuaikan strategi berdasarkan hasil yang diperoleh. Pastikan selalu mematuhi peraturan privasi yang berlaku, seperti GDPR. Lindungi data pelanggan dan beri opsi untuk berhenti berlangganan jika mereka menginginkan.
Tips Memaksimalkan Email Autoresponder
1. Tentukan Tujuan yang Jelas
Sebelum memulai tentukan dengan jelas apa yang ingin dicapai. Apakah tujuannya meningkatkan penjualan, mengedukasi pelanggan, atau mengingatkan mereka tentang layanan? Gunakan informasi yang dimiliki tentang pelanggan atau prospek untuk melakukan segmentasi audiens yang baik. Semakin spesifik dalam segmentasi, semakin relevan pesan.
2. Pilih Pemicu yang Tepat
Pilih pemicu-pemicu yang sesuai dengan tujuan dan tahapan perjalanan pelanggan. Jika menjual produk fashion misalnya, pemicu bisa berupa penelusuran produk tertentu di situs web, pesan-pesan dalam email autoresponder harus menarik dan bermanfaat bagi pelanggan. Gunakan copywriting yang efektif, tambahkan visual yang relevan, dan jangan lupakan panggilan tindakan yang jelas.
3. Frekuensi yang Tepat
Tentukan frekuensi pengiriman email yang sesuai. Jangan mengirim terlalu banyak email sehingga mengganggu pelanggan, tetapi jangan pula terlalu jarang, lakukan uji A/B untuk pesan-pesan. Uji berbagai elemen seperti judul email, isi, gambar, dan panggilan tindakan. Perhatikan metrik-metrik seperti open rate, click-through rate, dan konversi, lalu tingkatkan pesan berdasarkan hasil uji.
4. Gunakan Personalisasi
Gunakan nama pelanggan dalam email dan personalisasi pesan sesuai dengan preferensi dan perilaku mereka. Pelanggan cenderung merasa lebih terhubung dengan pesan yang terasa personal. Berikan nilai tambah kepada pelanggan berupa penawaran khusus, diskon, atau konten eksklusif. Pelanggan harus merasa bahwa mereka mendapatkan sesuatu dengan berlangganan email.
5. Kelola Daftar Email dengan Baik
Pastikan daftar email selalu diperbarui, hapus pelanggan yang tidak aktif atau yang tidak berlangganan. Lindungi privasi pelanggan dan patuhi regulasi perlindungan data. Pertimbangkan menggunakan otomatisasi lainnya seperti pemicu situs web (web triggers) dan pesan dalam aplikasi (in-app messages), untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang mulus.
Jangan takut mencoba hal-hal baru dan berinovasi. Dunia pemasaran terus berkembang, jadi selalu ada peluang untuk meningkatkan strategi. Ingatlah bahwa kunci kesuksesan adalah konsistensi, pemahaman pelanggan, dan kemampuan untuk menyesuaikan strategi berdasarkan respons yang diterima. Semoga artikel ini bermanfaat dan terimakasih.