Meskipun kini banyak tools komunikasi di era modern ini, komunikasi melalui email tetap menjadi tulang punggung, baik untuk keperluan pribadi maupun profesional. Seringkali kita dihadapkan pada situasi di mana kita ingin mengirim email pada waktu tertentu, tetapi kita sedang tidak bisa mengakses email pada waktu tersebut. Inilah saatnya fitur canggih seperti “kirim email terjadwal” berperan penting.
Bayangkan Anda bisa menyiapkan semua email penting Anda di malam hari, lalu membiarkan sistem mengirimkannya secara otomatis tepat di jam kerja keesokan paginya. Fitur ini bukan hanya tentang kenyamanan, melainkan juga tentang meningkatkan efisiensi, profesionalisme, dan produktivitas Anda.
Artikel The Daily Martech ini akan mengupas tuntas berbagai cara untuk mengirim email terjadwal di platform email populer, aplikasi pihak ketiga, beserta tips dan manfaatnya.
Baca Juga: Panduan Email Blast, Lengkap dan Efektif untuk Bisnis Anda
Apa Tujuan Mengirim Email Secara Terjadwal?
Fitur schedule send atau penjadwalan pengiriman email adalah inovasi yang sangat berguna dalam surat menyurat secara digital. Fitur ini memungkinkan pengguna mengatur agar email dikirim secara otomatis di waktu tertentu, tanpa perlu menekan tombol “Kirim” secara manual. Fitur ini bertujuan untuk memudahkan pengiriman email sesuai waktu audiens, meningkatkan profesionalitas, dan efisiensi dalam bekerja.
Cara Kirim Email Terjadwal di Gmail Web
1. Klik Tulis/Compose untuk Buat Email Baru
Buka akun Gmail Anda. Di pojok kiri atas layar, Anda akan menemukan tombol “+ Tulis” atau “Compose“. Klik tombol ini untuk membuka email baru.
2. Isi Penerima, Subjek, dan Isi Email
Seperti biasa, isi semua detail email. Masukkan alamat email penerima di kolom “Kepada” (To:), tambahkan subjek yang jelas di kolom “Subjek” (Subject:), dan tulis isi email Anda di badan email. Pastikan semua informasi sudah lengkap dan tidak ada kesalahan penulisan.
3. Klik Panah di Sebelah Tombol “Kirim”
Setelah email selesai Anda tulis, jangan langsung menekan tombol “Kirim”. Di sebelah kanan bawah, klik tombol “Kirim” berwarna biru, Anda akan melihat ikon panah kecil yang mengarah ke bawah.
4. Pilih Jadwalkan Pengiriman
Setelah mengklik panah, akan muncul menu drop-down. Di antara opsi-opsi yang tersedia, Anda akan melihat pilihan “Jadwalkan pengiriman” atau “Schedule send“. Pilih opsi ini.
5. Tentukan Tanggal & Jam
Jendela pop-up baru akan muncul. Anda bisa memilih dari opsi waktu yang disarankan atau mengatur tanggal dan waktu kustom sesuai keinginan Anda. Pastikan Anda memilih zona waktu yang sesuai, terutama jika penerima Anda berada di lokasi yang berbeda.
6. Email Tersimpan di Folder “Terjadwal” dan Terkirim Otomatis
Setelah Anda mengonfirmasi waktu, email Anda akan langsung tersimpan di folder “Terjadwal” atau “Scheduled“. Anda dapat mengakses folder ini dari menu samping di Gmail untuk melihat, mengedit, atau membatalkan pengiriman email yang telah dijadwalkan. Email tersebut akan terkirim secara otomatis pada tanggal dan jam yang telah Anda tentukan.
Cara Kirim Email Terjadwal di Gmail Mobile
1. Buka Aplikasi Gmail > Klik Tulis
Pastikan Anda sudah mengunduh dan masuk ke aplikasi Gmail di smartphone Anda. Buka aplikasi, kemudian klik ikon pensil atau tombol “Tulis” (Compose) yang biasanya terletak di pojok kanan bawah layar untuk membuat email baru.
2. Isi Email & Klik Ikon Titik Tiga (Kanan Atas)
Lengkapi detail email Anda seperti biasa. Setelah semuanya siap, klik ikon tiga titik vertikal yang terletak di pojok kanan atas layar, di samping tombol kirim.
3. Pilih Schedule Send / Jadwalkan Pengiriman
Sebuah menu pop-up akan muncul dari bagian bawah layar. Di antara berbagai opsi yang tersedia, Anda akan menemukan “Schedule send” atau “Jadwalkan pengiriman”. Klik opsi ini.
4. Pilih Waktu Pengiriman > Konfirmasi
Anda akan diberi beberapa pilihan waktu pengiriman yang direkomendasikan. Jika Anda ingin menentukan waktu spesifik, pilih opsi “Pick date & time” atau “Pilih tanggal & waktu”. Email Anda akan langsung tersimpan dalam folder “Terjadwal” di aplikasi Gmail Anda.
Cara Kirim Email Terjadwal di Microsoft Outlook (Desktop)
1. Klik New Email
Buka aplikasi Microsoft Outlook di komputer Anda. Klik tombol “New Email” atau “Email Baru” yang biasanya terletak di pojok kiri atas untuk membuka jendela pesan baru.
2. Isi Penerima, Subjek, dan Isi Email
Seperti biasa, masukkan alamat email penerima, subjek, dan tulis isi pesan Anda.
3. Di Tab Options, Pilih Delay Delivery
Setelah email selesai Anda tulis, navigasikan ke tab “Options” atau “Opsi” di bagian atas jendela pesan. Di dalam tab ini, Anda akan menemukan grup opsi “More Options” atau “Opsi Lainnya”. Klik “Delay Delivery” atau “Tunda Pengiriman”.
4. Centang Do Not Deliver Before, Pilih Tanggal dan Waktu
Sebuah jendela properti akan muncul. Di bagian bawah, di bawah bagian “Delivery options“, Anda akan melihat opsi “Do not deliver before“. Centang kotak di samping opsi ini. Kemudian, gunakan kolom tanggal dan waktu yang tersedia untuk menentukan kapan email harus dikirim.
5. Klik “Close” > Lalu Tekan “Send”. Email Akan Berada di “Outbox” Hingga Waktunya
Setelah mengatur tanggal dan waktu, klik tombol “Close” atau “Tutup”. Anda akan kembali ke jendela pesan. Sekarang, tekan tombol “Send” atau “Kirim” seperti biasa. Email Anda tidak akan langsung terkirim. Sebaliknya, ia akan disimpan di folder “Outbox” (Kotak Keluar) di Outlook Anda. Email tersebut akan tetap di sana hingga tanggal dan waktu yang Anda tentukan tiba, baru setelah itu akan dikirim secara otomatis (dengan syarat Outlook Anda tetap terbuka dan terhubung ke internet).
Penting untuk dicatat bahwa fitur “Delay Delivery” di Outlook desktop membutuhkan aplikasi Outlook untuk tetap berjalan dan terhubung ke server email agar email dapat terkirim pada waktu yang dijadwalkan.
Cara Kirim Email Terjadwal di Outlook Web
1. Klik New Message, Isi Email:
Buka Outlook melalui web browser Anda dan masuk ke akun Anda. Klik tombol “New message” atau “Pesan baru” yang biasanya terletak di pojok kiri atas untuk membuat email baru. Isi alamat penerima, subjek, dan tulis isi pesan Anda.
2. Klik Ikon Panah di Tombol “Send”
Setelah email selesai Anda tulis, jangan langsung menekan tombol “Send“. Di sebelah tombol “Send” berwarna biru, Anda akan melihat ikon panah kecil yang mengarah ke bawah. Klik ikon panah ini.
3. Pilih Schedule Send
Sebuah menu drop-down akan muncul. Pilih opsi “Schedule send” atau “Jadwalkan pengiriman”.
4. Atur Tanggal dan Waktu
Jendela pop-up akan muncul yang memberi Anda opsi untuk memilih tanggal dan waktu spesifik pengiriman email. Anda bisa memilih waktu yang diinginkan dengan mengklik “Custom time” atau “Waktu kustom”. Setelah Anda memilih, klik “Send“.
Email Anda akan tersimpan di folder “Drafts” atau “Draf” hingga waktu pengiriman yang dijadwalkan. Kelebihan penjadwalan di Outlook Web adalah email akan terkirim secara otomatis bahkan jika Anda menutup browser atau tidak sedang online,
Cara Kirim Email Terjadwal di Yahoo Mail
1. Buat Email Baru > Klik Ikon Panah di Tombol “Kirim”
Masuk ke akun Yahoo Mail Anda. Klik tombol “Buat” atau “Compose” (ikon pensil). Setelah mengisi alamat penerima, subjek, dan isi email, perhatikan tombol “Kirim” berwarna biru. Di sisi kanannya, Anda akan melihat ikon panah kecil. Klik ikon panah tersebut.
2. Pilih Jadwalkan Pengiriman
Sebuah menu drop-down akan muncul. Dari opsi yang tersedia, pilih “Jadwalkan Pengiriman” atau “Schedule Send“.
3. Atur Tanggal dan Waktu
Jendela pop-up untuk penjadwalan akan muncul. Di sini, Anda dapat memilih tanggal dan waktu spesifik untuk pengiriman email. Anda bisa memilih waktu yang diinginkan. Setelah memilih, klik “Jadwalkan” atau “Schedule“. Email Anda akan disimpan di folder “Terjadwal” atau “Scheduled” di Yahoo Mail.
Aplikasi Pihak Ketiga untuk Penjadwalan Email
Selain fitur bawaan pada layanan email populer, ada juga berbagai aplikasi atau plugin pihak ketiga yang menawarkan fungsionalitas penjadwalan email yang lebih canggih dan beragam fitur tambahan.
Spark (macOS, iOS, Android)
Spark adalah klien email yang populer dan beragam fitur, termasuk penjadwalan email yang intuitif. Spark memungkinkan Anda menulis email sekarang dan menjadwalkannya untuk dikirim kapan saja di masa mendatang, bahkan ketika Anda offline.
Boomerang for Gmail (Plugin Browser)
Boomerang adalah plugin browser yang sangat populer untuk Gmail. Fungsi utamanya adalah penjadwalan email, tetapi juga menawarkan fitur tambahan seperti follow-up otomatis , pengingat email, dan analisis email.
Airmail (Khusus Pengguna Mac)
Airmail adalah aplikasi klien email premium untuk pengguna macOS dan iOS. Ia mendukung berbagai akun email dan menawarkan fitur penjadwalan yang kuat, pengingat, dan integrasi dengan aplikasi produktivitas lainnya.
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Aplikasi Email Marketing Untuk Bisnis Anda
Tips Efektif Menjadwalkan Email
Kirim Email Saat Jam Kerja
Audiens Anda lebih mungkin melihat dan menanggapi email ketika mereka aktif bekerja. Hindari mengirim email penting di tengah malam atau akhir pekan, karena kemungkinan besar akan tenggelam atau terlihat tidak profesional.
Gunakan Fitur Ini untuk Follow-up Otomatis, Reminder Meeting, atau Promosi Terjadwal:
- Follow-up Otomatis: Setelah mengirim email penting, Anda bisa menjadwalkan follow-up beberapa hari kemudian jika belum ada balasan.
- Reminder Meeting: Jadwalkan pengingat email beberapa jam sebelum rapat untuk memastikan semua peserta siap.
- Promosi Terjadwal: Untuk kampanye pemasaran, jadwalkan email promosi agar terkirim pada tanggal dan waktu spesifik yang bertepatan dengan peluncuran produk, diskon khusus, atau event tertentu.
Cek Kembali Timezone untuk Penerima Internasional
Selalu periksa zona waktu penerima Anda dan sesuaikan jadwal pengiriman agar email tiba pada jam kerja mereka, bukan jam kerja Anda.
Baca Juga: Ketahui 8 Strategi Email Marketing Untuk Menarik Pelanggan
Manfaat Fitur Kirim Email Terjadwal
Efisiensi Waktu
Anda tidak perlu lagi menunggu jam tertentu untuk mengirim email. Anda bisa menulis email kapan pun Anda punya waktu luang, lalu menjadwalkannya untuk dikirim pada waktu yang optimal. Ini membebaskan Anda dari keharusan berada di depan komputer pada momen pengiriman.
Profesionalitas
Email yang tiba pada jam kerja memberikan kesan profesional dan terencana. Ini menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan kapan pesan Anda paling mungkin dibaca dan direspons. Penjadwalan membantu Anda mempertahankan citra yang terorganisir dan respek terhadap waktu penerima.
Produktivitas
Anda bisa menulis semua email yang perlu dikirim untuk hari atau minggu itu dalam satu sesi, lalu menjadwalkannya untuk dikirim secara bertahap. Ini sangat meningkatkan produktivitas karena Anda bisa fokus pada satu jenis tugas pada satu waktu.
Batasan Penjadwalan Email Gmail
Maksimal 100 Email Terjadwal dalam Satu Waktu (Per Akun)
Gmail memberlakukan batasan pada jumlah email yang dapat Anda jadwalkan secara bersamaan. Anda hanya dapat memiliki maksimal 100 email yang berstatus “terjadwal” atau “scheduled” dalam satu waktu per akun Gmail.
Untuk pengguna yang perlu mengirim email massal terjadwal, platform email marketing khusus mungkin menjadi pilihan yang lebih baik.
Email Dikirim Sesuai Timezone Perangkat Saat Menjadwalkan
Penting untuk diingat bahwa waktu pengiriman email yang Anda atur di Gmail akan berdasarkan zona waktu perangkat yang Anda gunakan saat melakukan penjadwalan.
Misalnya, jika Anda menjadwalkan email pada pukul 09.00 WIB saat berada di Jakarta, dan kemudian bepergian ke London (GMT+1), email tersebut akan tetap terkirim pada pukul 09.00 WIB, bukan mengikuti waktu di London.
FAQ Terkait Jadwal Email
- Apakah email tetap terkirim jika laptop mati?
- Ya, selama sudah dijadwalkan dan tersimpan di server. Ini adalah keuntungan besar dari fitur penjadwalan email modern. Ketika Anda menjadwalkan email di layanan seperti Gmail, Outlook Web, atau Yahoo Mail, email tersebut tidak lagi tersimpan di perangkat Anda, melainkan di server penyedia layanan email. Email akan tetap terkirim secara otomatis pada tanggal dan waktu yang telah Anda tentukan karena proses pengiriman dilakukan oleh server.
- Bisakah menjadwalkan email balasan (reply)?
- Bisa, cukup jadwalkan seperti email baru. Ya, Anda sepenuhnya dapat menjadwalkan email balasan (reply) atau email terusan (forward). Prosesnya sama persis dengan menjadwalkan email baru.
Fitur kirim email terjadwal adalah alat powerful yang meningkatkan efisiensi, profesionalisme, dan produktivitas komunikasi Anda. Manfaatkan tips penjadwalan efektif dan pahami batasannya agar pesan Anda selalu sampai tepat waktu dan mencapai tujuan.
Pantau terus The Daily Martech untuk info terbaru mengenai berbagai strategi email marketing untuk bisnis Anda!