Email adalah salah satu alat komunikasi paling penting di era digital ini. Kami mengirim email untuk berbagai keperluan baik dalam konteks profesional maupun pribadi. Namun, terkadang kita perlu memikirkan waktu yang tepat mengirim email agar pesan tersebut benar-benar diperhatikan oleh penerima. Hubungan pelanggan adalah aspek krusial bagi setiap bisnis, besar atau kecil. Untuk itu Anda perlu melakukan Email Scheduling.
Mempertahankan hubungan yang kuat dan berkelanjutan dengan pelanggan bukanlah hal yang mudah. Baik bergerak di ranah bisnis, memiliki segelintir atau ribuan klien, menjaga hubungan ini adalah kunci keberhasilan. Dalam artikel ini akan dibahas tentang apa itu email scheduling, manfaat dan bagaimana cara kerjanya. Simak informasi selanjutnya dibawah ini.
Apa Itu Email Scheduling?
Email scheduling adalah praktik mengatur waktu pengiriman email untuk mengoptimalkan efektivitas dan dampak pesan yang dikirim. Ini adalah fitur yang biasanya tersedia di aplikasi atau platform email seperti Gmail, Outlook, dan banyak layanan email lainnya. Pengguna dapat menggunakan fitur ini untuk mengirim email pada waktu yang tepat agar pesan lebih mungkin diperhatikan oleh penerima atau menghindari gangguan waktu.
Email ini sangat berguna dalam berbagai situasi, seperti mengatur pengiriman email selama waktu zona waktu yang berbeda, memastikan pesan dikirim pada waktu yang paling efektif, menghindari pengiriman email pada waktu yang kurang sesuatu atau bahkan untuk mengingatkan diri sendiri tentang tugas atau pertemuan yang akan datang. Ini adalah alat yang efisien untuk mengelola komunikasi email.
Dengan kemampuan untuk mencapai pelanggan secara berkala, mengingatkan mereka tentang janji, menunjukkan perhatian, dan meminta ulasan, dapat membangun hubungan yang kuat dan berkelanjutan yang menguntungkan baik bisnis maupun pelanggan. Selamatkan waktu dan tenaga dengan memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia di berbagai platform email atau dengan menggunakan alat-alat yang canggih.
Mengapa Email Scheduling Penting?Â
Salah satu alasan utama pentingnya email scheduling adalah prinsip dasar pemasaran yang menyatakan bahwa diperlukan sekitar enam hingga tujuh kontak pemasaran sebelum pelanggan mengambil tindakan tertentu yang diinginkan. Jika hanya mengirim email secara acak dan jarang, sulit untuk memprediksi kapan akan mencapai tingkat yang diperlukan.
Bahkan jika pelanggan hanya mendengar kabar sebulan sekali, ini jauh lebih baik daripada berbulan-bulan tanpa komunikasi sama sekali. Namun, untuk mencapai jumlah sentuhan yang dibutuhkan perlu mengirim lebih banyak email, mungkin sekali seminggu agar tetap relevan tetapi tidak mengganggu.
Baca Juga: 5 Manfaat dan Tips Memaksimalkan Email Autoresponder
Pelanggan perlu diingatkan bahwa selalu siap membantu mereka. Bisnis dengan layanan yang memerlukan janji temu, seperti layanan perbaikan atau pembersihan, harus mengingatkan pelanggan tentang janji ini. Email scheduling membantu mencegah janji temu yang terlupakan, menjaga kepercayaan pelanggan, dan menghindari pemborosan waktu dan uang. Mengirim email pada hari ulang tahun pelanggan dengan kupon atau diskon adalah cara bagus untuk menunjukkan bahwa peduli terhadap mereka.
Hal ini juga dapat mendorong mereka untuk kembali bertransaksi yang mengurangi kebutuhan akan pelanggan baru. Ulasan pelanggan sangat penting untuk membangun kepercayaan calon pelanggan dan meningkatkan SEO lokal. Dengan ini, dapat dengan mudah mengirim permintaan ulasan kepada pelanggan setelah mereka menerima produk atau layanan.
Tujuan Penggunaan Email Scheduling
Penggunaan email ini memiliki beberapa tujuan utama yang dapat membantu dalam mengelola komunikasi melalui email secara lebih efektif. Berikut adalah beberapa tujuannya:
1. Mengoptimalkan Waktu Pengiriman
Salah satu tujuan utama penggunaan email scheduling adalah memastikan bahwa pesan email tiba di kotak masuk penerima pada waktu yang tepat. Ini membantu meningkatkan kemungkinan pesan dibaca dan merespons, dapat menghindari mengirim pesan selama jam sibuk, seperti selama jam kerja atau akhir pekan. Ini membantu pesan untuk lebih mencolok dan tidak tenggelam di antara email lain.
2. Penjangkauan Zona Waktu yang Berbeda
Jika berkomunikasi dengan orang yang berada di zona waktu yang berbeda, memungkinkan untuk mengatur pengiriman pesan agar sesuai dengan zona waktu mereka. Hal ini meminimalkan kemungkinan pesan tiba terlalu pagi atau terlambat.
3. Konsistensi dalam Komunikasi
Salah satu tujuan penting adalah menjaga konsistensi dalam komunikasi dengan pelanggan atau audiens. Dengan ini, dapat merencanakan komunikasi rutin yang membantu etap terhubung secara teratur, juga dapat digunakan untuk mengingatkan diri sendiri atau anggota tim tentang tugas, pertemuan, atau batas waktu penting. Ini membantu menjaga semua pihak tetap terinformasi.
4. Mengoptimalkan Kampanye Pemasaran
Dalam konteks pemasaran, digunakan untuk mengoptimalkan waktu pengiriman kampanye, dapat menjadwalkan pengiriman email promosi atau newsletter agar tiba pada waktu yang paling efektif untuk audiens. Juga dapat mengontrol frekuensi pengiriman email agar tidak mengganggu pelanggan dengan pesan yang terlalu sering, merencanakan pengiriman sesuai dengan preferensi penerima.
5. Mengatur Pesan Ulang
Email scheduling memungkinkan menjadwalkan pesan ulang jika belum menerima tanggapan atau respons, ini membantu memastikan pesan tidak terlupakan. Dengan merencanakan email, dapat mengatur jadwal waktu untuk menulis dan mengirim email, yang membantu mengelola waktu dengan lebih baik.
6. Penggunaan Data dan Analisis
Dapat menggunakan data dan analisis dari kampanye sebelumnya untuk menentukan waktu pengiriman yang paling efektif. Hal ini membantu meningkatkan tingkat respons dan keterlibatan, memungkinkan untuk menulis beberapa email sekaligus dan menjadwalkannya, sehingga tidak perlu menghabiskan waktu setiap hari untuk menulis email.
Penggunaan email ini dengan bijak dapat membantu mencapai berbagai tujuan dalam komunikasi dan pemasaran, memastikan pesan sampai pada waktu yang tepat, dan meningkatkan efektivitas komunikasi secara keseluruhan.
Cara Kerja Email Scheduling
Email scheduling adalah kemampuan untuk mengatur waktu pengiriman email sehingga pesan yang ditulis akan dikirimkan otomatis pada waktu yang ditentukan di masa depan. Cara kerja umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:
1. Tulis Email
Pertama, menulis email seperti yang dilakukan biasanya, dapat menambahkan penerima, subjek, isi pesan, lampiran, dan segala hal lain yang biasa disertakan dalam email. Setelah selesai menulis email akan memiliki opsi untuk mengatur tanggal dan waktu kapan email tersebut harus dikirim.
2. Atur Jadwal
Ketika memilih opsi jadwalkan pengiriman akan diberikan kotak dialog atau tampilan yang memungkinkan memilih tanggal dan waktu pengiriman, dapat memilih di kalender dalam format 24 jam. Setelah menentukan, biasanya akan diminta untuk mengkonfirmasi pengaturan pengiriman. Pastikan tanggal dan waktu yang dipilih sesuai dengan keinginan. Setelah mengkonfirmasi pengaturan, klik atau pilih opsi simpan atau jadwalkan
3. Email Dijadwalkan
Email sekarang akan dijadwalkan untuk dikirim pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan, aplikasi email akan menyimpan email ini dalam daftar jadwal pengiriman hingga saatnya tiba. Pada saat yang dijadwalkan, email tersebut akan secara otomatis dikirimkan kepada penerima.
4. Email Dikirim
Ketika waktu yang ditentukan tiba, email tersebut akan dikirimkan ke penerima sesuai dengan pengaturan, tidak perlu berada di depan komputer atau perangkat seluler saat email dikirimkan aplikasi akan melakukan pekerjaan tersebut secara otomatis. Semoga artikel ini bermanfaat dan terimakasih.