Komunikasi pertama yang dilakukan pemasar dengan pelanggan yang baru saja melakukan pembelian adalah welcome email. Email ini dapat berisi salam untuk menjalin hubungan dengan kontak baru, video, atau penawaran khusus. Oleh karena itu, sangat penting bagi pemasar untuk memahami cara membuat draft welcome email.
Dapat menjalin hubungan baik dengan klien dengan mengirimkan email selamat datang kepada mereka, karena menggambarkan atribut barang atau jasa yang dibeli di dalamnya. Oleh karena itu, bisnis dapat memperoleh keuntungan dari email selamat datang yang kuat.
Meningkatkan penjualan dan retensi pelanggan adalah manfaat lebih lanjut. Oleh karena itu, akan dijelaskan cara membuat welcome email yang berkualitas di artikel ini, simak informasi lebih lanjut dibawah ini.
Apa Itu Welcome Email?
Welcome email adalah jenis automated email yang dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan baru setelah mereka mendaftar, berlangganan, atau membuat akun di situs web, newsletter, atau aplikasi perusahaan. Email ini bertujuan untuk menyambut pelanggan baru dan memberikan kesan positif yang pertama kali kepada mereka.
Ketika seorang pengguna baru melakukan tindakan seperti mendaftar akun, mengisi formulir, atau berlangganan ke newsletter, sistem email otomatis akan mengirimkan email sambutan secara instan atau dalam waktu yang singkat setelah tindakan tersebut. Email ini mengandung pesan selamat datang dan ringkasan tentang perusahaan, layanan, atau produk yang ditawarkan.
Apa Manfaat Welcome Email?
Welcome email memiliki sejumlah manfaat penting dalam pemasaran dan komunikasi bisnis. Memberikan kesan pertama yang hangat dan menyambut kepada pelanggan baru. Pesan selamat datang yang ramah dan personal dapat meningkatkan kesan positif pelanggan terhadap perusahaan atau merek.
Kesempatan memberikan gambaran singkat tentang perusahaan, visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan, membantu pelanggan baru lebih memahami perusahaan dan apa yang perusahaan tawarkan. Dengan menyajikan informasi menarik dan penawaran khusus, pelanggan baru cenderung berinteraksi lebih lanjut dengan perusahaan, dapat mengarahkan mereka ke situs web, produk, atau layanan yang relevan.
Welcome email yang informatif dan responsif dapat membantu membangun kepercayaan antara pelanggan baru dan perusahaan. Memberikan informasi kontak atau dukungan pelanggan juga dapat memberikan rasa aman dan kenyamanan bagi pelanggan. Dengan menggunakan data pelanggan, dapat dipersonalisasi dengan menyebutkan nama pelanggan atau memberikan tawaran yang sesuai dengan preferensi mereka.
Baca Juga: Manfaat dan Ide Email Segmentation Untuk Pemula
Seringkali berisi tawaran khusus atau diskon sebagai bentuk apresiasi atas keputusan pelanggan untuk bergabung atau berlangganan. Tawaran ini dapat mendorong pelanggan baru untuk melakukan tindakan lebih lanjut. Dapat meningkatkan keterlibatan dan konversi dengan mengarahkan pelanggan baru ke langkah selanjutnya, seperti mengisi survei, mengeksplorasi produk lebih lanjut, atau melakukan pembelian.
Dapat diintegrasikan dengan strategi pemasaran lintas saluran seperti media sosial atau kampanye PPC, membantu menyampaikan pesan yang konsisten dan terkoordinasi kepada pelanggan. Data kinerja welcome email seperti tingkat buka dan tingkat klik, membantu perusahaan memantau dan menganalisis efektivitas kampanye.
Komponen Umum Dalam Welcome Email
1. Ucapan Selamat Datang
Mulailah dengan ucapan selamat datang yang hangat dan ramah. Sampaikan rasa terima kasih dan apresiasi kepada pelanggan baru atas keputusan mereka untuk bergabung atau berlangganan.
2. Ringkasan Perusahaan
Berikan ringkasan singkat tentang perusahaan atau bisnis. Jelaskan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan agar pelanggan baru dapat memahami lebih baik tentang apa yang perusahaan tawarkan.
3. Penawaran Khusus
Sertakan tawaran khusus sebagai bentuk apresiasi atas kedatangan pelanggan baru. Penawaran ini bisa berupa diskon, penawaran eksklusif, atau manfaat khusus lainnya untuk mendorong pelanggan melakukan tindakan lebih lanjut.
4. Call-to-Action (CTA)
Sertakan CTA yang jelas dan menggugah minat. Ajak pelanggan untuk melakukan tindakan tertentu, seperti menjelajahi situs web, mengeksplorasi produk atau layanan, atau melakukan pembelian.
5. Informasi Kontak dan Dukungan
Pastikan email menyertakan informasi kontak atau dukungan pelanggan, seperti alamat email, nomor telepon, atau tautan ke halaman dukungan. Ini membantu memberikan rasa aman dan kenyamanan bagi pelanggan baru.
Cara Menulis Welcome Email
1. Pastikan email diformat dengan jelas
Memanfaatkan struktur yang menarik dan mudah dibaca adalah langkah pertama dalam membuat welcome email. Gunakan font dan komponen desain, yang konsisten dengan merek perusahaan. Pastikan badan utama email hanya memiliki tiga paragraf, ingatlah untuk memasukkannya ke dalam daftar poin-poin. Pelanggan atau klien dapat dengan mudah membaca email.
2. Buat subjek email yang jelas dan menarik
Welcome email yang baik adalah email dapat dikenali dengan cepat oleh pelanggan atau klien. Oleh karena itu, pastikan untuk menulis topik email yang menarik bagi pelanggan atau klien.
3. Ekspresikan rasa terima kasih
Berterima kasih kepada klien atau pelanggan di email sambutan adalah strategi efektif lainnya. Pastikan untuk mengungkapkan rasa terima kasih di paragraf pembuka email sambutan. Selain itu, sesuaikan percakapan dengan memanggil nama depannya, ini menunjukkan penghargaan atas keterlibatan mereka.
4. Menjelaskan proposisi nilai perusahaan
Manfaat yang akan diterima klien atau konsumen dari penggunaan barang atau jasa juga disebutkan dalam kalimat. Menyertakan proposisi nilai dalam email sambutan berfungsi untuk mengingatkan pelanggan atau klien tentang faktor utama yang mempengaruhi keputusan pembelian mereka. Selain itu, jelaskan filosofi layanan pelanggan bisnis dan menguraikan praktik yang diharapkan.
5. Bicara dengan nada suara yang ramah
Gunakan nada suara yang bagus dan mudah dipahami saat mengirim email selamat datang karena ini adalah pertimbangan penting lainnya. Batasi penggunaan terminologi orang pertama dan berkonsentrasilah untuk berbicara tentang permintaan klien. Menggunakan bahasa yang mudah didekati juga mendorong pelanggan atau klien untuk membeli barang atau jasa.
6. Beri tahu mereka tentang apa yang harus diantisipasi
Ingatlah untuk memandu pelanggan melalui tindakan yang dapat mereka lakukan untuk menggunakan produk atau layanan, jelaskan kepada pelanggan alat dan layanan apa yang dapat mereka manfaatkan setelah melakukan pembelian. Misalnya, layanan 30 hari gratis. Jelaskan kepada mereka layanan apa yang dapat mereka gunakan setelah membeli barang baru.
7. Jelaskan langkah yang bisa dilakukan
Memberi tahu pembaca tentang langkah selanjutnya yang dapat mereka ambil adalah pertimbangan penting lainnya saat membuat email selamat datang, dapat melakukannya dengan meminta informasi kontak dan preferensi mereka atau dengan menyampaikan undangan untuk mendaftar akun di situs web. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan menghargai waktu klien.
8. Berikan informasi lebih lanjut
Di welcome email juga dapat menyertakan detail lainnya. Tujuan pemberian informasi ini adalah agar pelanggan dapat mempelajari lebih detail tentang barang atau jasa yang telah mereka beli. Dapat menyertakan tautan ke entri blog atau pelajaran video yang membahas masalah yang sering diminta. Pastikan untuk meminimalkan jumlah materi tamban, memungkinkan untuk memberikan informasi terkait kepada pelanggan atau klien.
9. Beritahu cara menghubungi perusahaan
Klien atau konsumen sering memiliki pertanyaan tambahan yang memerlukan bantuan layanan pelanggan. Salah satu teknik membuat welcome email yang baik adalah dengan memasukkan berbagai metode kontak. Ini dapat berupa alamat email, nomor telepon, layanan SMS, atau akun media sosial.
10. Pertimbangkan menawarkan hadiah pada klien
Pilihan lainnya adalah mempertimbangkan untuk memberikan hadiah kepada klien atau pelanggan. Karena mereka telah menjadi klien, ini adalah semacam perayaan bagi mereka. Salah satu insentif yang bisa diberikan adalah seperti kode kupon untuk produk lain. Ini menunjukkan bahwa organisasi siap untuk memuaskan dan memahami harapan klien atau konsumennya. Semoga artikel ini bermanfaat dan terimakasih.