Penting bagi Anda yang baru memulai bisnis atau bisnis untuk memahami segala hal yang perlu diketahui tentang inventaris. Pasalnya, Anda bisa melacak produktivitas bisnis atau perusahaan dari inventaris. Salah satu strategi perusahaan untuk menghasilkan profitabilitas yang lebih optimal adalah pengelolaan persediaan.
Pengelolaan inventaris adalah salah satu aspek terpenting dalam menjalankan bisnis, lelahnya mengurus aspek bisnis lainnya dan kecilnya perusahaan yang dioperasikan, tugas mengendalikan inventaris tidak boleh ditinggalkan. Inventaris melibatkan semua barang, produk, bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan dalam operasional sehari-hari.
Sebuah pengelolaan inventaris yang baik dapat memberikan banyak manfaat seperti mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Artikel ini akan membahas definisi dan pentingnya pengelolaan inventaris dalam dunia bisnis.
Apa Itu Pengelolaan Inventaris?
Pengelolaan inventaris adalah proses yang melibatkan perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian segala barang, produk, atau bahan yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau entitas.
Tujuan utama dari pengelolaan inventaris adalah untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan dengan cara memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat, menghindari biaya yang tidak perlu, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa daftar atau catatan sumber daya yang diperlukan suatu bisnis untuk dapat menggunakan dan mengelola sumber daya tersebut merupakan inventaris.
Untuk mempermudah pemeriksaan dan pengelolaan persediaan barang dagangan yang jumlahnya bervariasi dan banyak, maka pencatatan atau inventarisasi harus dilakukan dengan rapi. Hasil pencatatan ini juga akan menjadi sumber informasi untuk pembuatan laporan keuangan, bila diperlukan data yang dapat diandalkan.
Dengan cara ini, operasional bisnis dapat berjalan sebagaimana mestinya. Berdasarkan data inventaris dan laporan keuangan, bisnis akan lebih mudah dalam melakukan penilaian dan pengembangan.
Mengapa Pengelolaan Inventaris Penting Bagi Bisnis?
Ada sejumlah alasan mengapa sebuah bisnis harus mempertahankan persediaannya saat ini. Selain terkait langsung dengan operasional perusahaan dan berdampak pada keuntungan, persediaan juga bertanggung jawab atas efisiensi kerja. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh bisnis dari pengelolaan inventaris mereka dengan benar.
1. Kurangi Penyusutan Inventaris
Penyusutan adalah ungkapan yang sering digunakan dalam akuntansi, menunjukkan penurunan harga jual suatu barang. Penyusutan biasanya terjadi pada aset tetap atau aset bisnis. Ambil kendaraan sebagai contoh, semakin lama dipakai maka harga jualnya akan semakin rendah.
Sebaliknya, penyusutan inventaris mengacu pada masalah yang biasanya disebabkan oleh kesalahan manusia. Jumlah produk dalam persediaan berkurang atau menyusut akibat ketidakakuratan ini. Pencurian, penghitungan aliran inventaris yang tidak akurat, atau kesalahan dalam pencatatan dapat menjadi penyebab pengurangan atau penyusutan ini.
Persediaan harus dikelola secara efektif agar berbagai risiko ini dapat dihindari. Karena penyusutan ini akan bertambah dan muncul di kolom aset format laporan keuangan, otomatis aset perusahaan akan menurun. Kesehatan keuangan organisasi secara keseluruhan dapat terpengaruh oleh hal ini.
2. Memudahkan Pengawasan Melalui Tata Letak
Tentu saja, akan sulit untuk melacak ribuan produk inventaris jika disimpan di gudang yang cukup besar. Tidak hanya membuang waktu tapi juga tenaga. Pengelolaan inventaris dilakukan dengan menerapkan sistem klasifikasi tata letak sebagai strategi untuk menyederhanakannya.
Kenyataannya, bisnis seringkali menggunakan teknik barcode. Hal ini akan memudahkan Anda dalam memantau dan memeriksa bahkan ketika Anda perlu melakukan inventarisasi barang inventaris. Selain itu, kemungkinan menerima barang kadaluarsa, rusak, atau bahkan tidak sesuai akan berkurang.
3. Layanan pelanggan yang lebih baik
Inventaris akan otomatis terlacak setiap kali mengelola inventaris secara efektif dan bertanggung jawab. Hal ini mempengaruhi layanan pelanggan yang tidak diragukan lagi meningkat. Faktanya, ketika Anda bisa memenuhi keinginannya dengan cepat, bukan hal yang aneh jika orang ingin mengeluarkan uang lebih banyak.
Ini bisa menjadi bentuk pemasaran dari mulut ke mulut dengan memberikan layanan yang lebih baik dan membuat mereka senang. Pelanggan dapat memberi tahu teman dan keluarganya tentang barang perusahaan Anda, penjualan mungkin meningkat dengan cara ini, dan pendapatan bisnis juga akan meningkat.
4. Tolok Ukur Kinerja Pengelolaan Inventaris
Key Performance Indicator (KPI) dapat digunakan sebagai tolak ukur kinerja pengelolaan inventaris untuk menilai seberapa baik kinerja manajemen inventaris Anda. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan semangat kerja karyawan dan menumbuhkan lingkungan kerja yang lebih ramah.
Akan lebih mudah untuk melacak dan mengelola inventaris jika karyawan Anda memiliki etos kerja yang kuat. Anda dapat lebih cepat melihat pencapaian perusahaan dalam pengelolaan inventaris dan penerapan operasional akuntansi dari statistik yang disediakan oleh KPI.
Cara Mengelola Inventaris
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan tujuan pengelolaan inventaris. Tujuan ini akan menentukan langkah yang perlu diambil dalam pengelolaan inventaris. Buat sistem pencatatan inventaris, hal yang penting dilakukan agar data inventaris dapat dilacak dengan mudah, dapat dibuat secara manual atau menggunakan software khusus.
Lakukan stock opname secara berkala, adalah kegiatan penghitungan fisik stok barang yang ada di gudang, dilakukan untuk memastikan keakuratan data inventaris. Prosedur pengelolaan inventaris adalah serangkaian langkah yang harus dilakukan untuk mengelola inventaris, harus dipatuhi semua karyawan yang terlibat dalam pengelolaan inventaris.
Baca Juga: 9 Rekomendasi dan Cara Berbelanja di Toko Online Luar Negeri
Teknologi dapat membantu perusahaan untuk mengelola inventaris secara lebih efisien dan efektif. Perusahaan dapat menggunakan software manajemen inventaris untuk melacak inventaris secara real-time, melakukan pemesanan ulang secara otomatis, dan menganalisis data inventaris.
Karyawan yang terlibat dalam pengelolaan inventaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Perusahaan dapat menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam pengelolaan inventaris.
Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk mengelola inventaris dengan baik:
- Gunakan barcode atau QR code untuk memudahkan proses pencatatan dan pencarian inventaris.
- Buat label inventaris yang jelas dan mudah dibaca.
- Pisahkan inventaris berdasarkan kategorinya.
- Gunakan sistem keamanan yang memadai untuk melindungi inventaris dari kerusakan atau pencurian.
Dengan menerapkan cara-cara tersebut, perusahaan dapat mengelola inventarisnya dengan baik dan memperoleh manfaat yang maksimal.
Tips Mengoptimalkan Pengelolaan Inventaris
Berikut adalah beberapa tips yang dapat dilakukan untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris:
1. Gunakan sistem manajemen inventaris
Sistem manajemen inventaris adalah software yang dapat membantu perusahaan untuk mengelola inventaris secara lebih efisien dan efektif. Sistem ini dapat membantu perusahaan untuk melacak inventaris secara real-time, melakukan pemesanan ulang secara otomatis dan menganalisis data inventaris.
2. Tetapkan kebijakan dan prosedur
Kebijakan dan prosedur pengelolaan inventaris akan membantu perusahaan untuk mengelola inventaris secara konsisten dan terkendali. Kebijakan ini harus mencakup hal-hal seperti metode pencatatan inventaris, frekuensi stock opname, peraturan penggunaan inventaris.
3. Lakukan stock opname secara berkala
Stock opname adalah kegiatan penghitungan fisik stok barang yang ada di gudang. Stock opname dilakukan untuk memastikan keakuratan data inventaris.
4. Lakukan analisis data inventaris
Data inventaris dapat digunakan untuk menganalisis kinerja inventaris. Analisis ini dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah dan peluang perbaikan.
5. Melatih karyawan dalam pengelolaan inventaris
Karyawan yang terlibat dalam inventaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Perusahaan dapat menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam pengelolaan inventaris.
Dengan menerapkan tips-tips tersebut, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan inventarisnya dan memperoleh manfaat yang maksimal. Semoga artikel ini bermanfaat dan terimakasih.